In 2014 verscheen een boek met de titel “Ontketen je brein”. De auteur ervan is Theo Compernolle, een neuropsychiater en internationaal gerespecteerd consultant op het gebied van stress in werkomgevingen. Als je het boek begint te lezen, kom je in het inleidende hoofdstuk een kort testje met ja/nee vragen tegen waarmee je te weten kan komen of het boek wel echt iets voor jou is. Een van de stellingen die je moet beantwoorden, is bijvoorbeeld:
Op mijn werk ben ik meestal met ten minste vijf taken tegelijk bezig en switch ik voortdurend van de ene naar de andere taak, vaak zonder ze af te ronden. Bijvoorbeeld door het schrijven van een memo te onderbreken om de telefoon op te nemen, daarna een paar e-mails te beantwoorden, ondertussen onderbroken te worden door mijn baas of door een collega met een urgente vraag, waarna ik terugga naar de laatste e-mail, daarna opnieuw naar de memo enzovoort.
Een andere stelling luidde dan weer: “Op mijn werk kan ik hoogstens twee keer per week drie kwartier met dezelfde taak bezig blijven zonder gestoord te worden (geen telefoon, geen e-mail, geen boodschappen)”.
Toen ik het boek las, was mijn antwoord op beide stellingen op dat moment nog een volmondig ja met een hele hoop uitroeptekens erachter. En dat geldt ongetwijfeld ook voor heel veel andere mensen en misschien ook wel voor jou. Al dit multitasken breekt ons echter zuur op. Want hoe meer we multitasken, hoe meer onze creativiteit, efficiëntie, effectiviteit en productiviteit erop achteruit gaan en hoe meer fouten we maken.
Je brein is geen computer
De term multitasking komt oorspronkelijk uit de computerindustrie en betekent zoveel als “een methode om één processor schijnbaar meerdere programma’s tegelijkertijd te laten uitvoeren”. In gewone mensentaal betekent dit dat je computer verschillende taken tegelijkertijd kan uitvoeren. Zo kan hij bijvoorbeeld tegelijkertijd een film afspelen, e-mails ontvangen en op virussen scannen zonder vast te lopen. Wanneer er in ons brein meerdere tabbladen tegelijk open staan, lopen we echter vast en wordt het een chaos.
Misschien denk je nu “maar ik doe op dit eigenste moment toch ook heel wat dingen tegelijk: ademen, een kop koffie drinken en al scrollend op mijn telefoon dit artikel lezen en dat lukt me prima. Is dat dan niet multitasken?”. Ja, dat klopt wel maar je doet op dit moment slechts 1 ding waar je bewust je aandacht aan moet besteden, namelijk het lezen van deze tekst. Dingen zoals ademen, je hart dat bloed rondpompt en je lichaam dat voedsel en drank verwerkt en die calorieën verbrandt, zijn taken die zich op een onbewust niveau afspelen. Je lichaam heeft er geen enkele moeite mee om zulke taken tegelijkertijd uit te voeren.
Chaos op de werkvloer
De Universiteit van Californië onderzocht een tijdje geleden de productiviteit van multitaskende kantoormedewerkers en kwam tot een onthutsende vaststelling. Wanneer een kantoormedewerker zijn mail checkt of een telefoontje beantwoordt terwijl hij bezig is met het schrijven van een rapport, heeft hij na het afsluiten van die mail of het beëindigen van het gesprek namelijk 15 tot 25 (!) minuten nodig om weer volledig op het rapport gefocust te zijn. Een studie van het Kings Psychiatry College in Londen toonde dan weer aan dat werknemers na het multitasken minder goed scoorden op hun IQ-test dan ervoor: hun IQ daalde met maar liefst tien punten! Na een werkdag zonder multitasken was hun test-score gelukkig weer normaal.
Multitasken leidt dus tot weinig goeds. Het duurt bijvoorbeeld twee keer zolang om een taak af te werken, we maken domme fouten tijdens het werk, multitasking tast ons geheugen aan en we moeten ook veel meer moeite doen om geconcentreerd te blijven en ons te focussen op waar we mee bezig zijn.
Conclusie: multitasking is een vaste waarde in het moderne kantoorleven geworden maar het verandert competente professionals in chaotische onderpresteerders. Of om het met de woorden van Jeremy Clarkson te zeggen: multi-tasking is the ability to screw everything up simultaneously.
Als je me niet gelooft…
Op moderne hersenscans kan je duidelijk zien hoe je beide voorhoofdskwabben samenwerken wanneer je met één heel eenvoudige taak bezig bent. Wanneer je twee eenvoudige taken uitvoert, zie je dat het werk nog min of meer over de linker- en rechterkwab verdeeld wordt maar wanneer je vervolgens aan een derde taak begint, verdwijnt een van de eerste twee taken gewoonweg van het scherm!
Als je bezig bent met het schrijven van een rapport, zal je dus misschien nog wel in staat zijn om één mail te checken zonder je gedachtegang kwijt te raken maar als je dan vervolgens ook nog gaat nadenken over wat er dan precies in het antwoord op die mail moet staan dan is dat een derde taak. Je brein raakt dan letterlijk overbelast en je gaat domme fouten maken.
Het is overigens niet zo dat je hersenen enkel haperen bij het combineren van ingewikkelde en complexe taken. Zelfs bij het schakelen tussen op het eerste zicht heel eenvoudige taken, raken je hersenen al snel het noorden kwijt. En als je me niet gelooft, doe je onderstaande test maar eens…
Bekijk het onderstaande woordenlijstje en zeg bij elk woord welke kleur inkt er gebruikt werd.
ROOD GROEN BLAUW GEEL ZWART
GEEL BLAUW ZWART ROOD GROEN
BLAUW ZWART ROOD GROEN GEEL
Herhaal nu de oefening met deze woordenlijst:
ROOD GROEN BLAUW GEEL ZWART GEEL BLAUW ZWART ROOD GROEN BLAUW ZWART ROOD GROEN GEEL
Waarschijnlijk kostte het je bij het tweede lijstje heel wat meer tijd en moeite om de juiste inktkleuren op te noemen en maakte je ook meer fouten. Dit komt omdat je hersenen bij het tweede woordenlijstje voortdurend tussen twee taken (lezen en kleuren benoemen) moeten schakelen waardoor ze in de war raken.
Trucjes en technieken om aan singletasking te doen
Er is maar 1 manier om de negatieve effecten van multitasking te voorkomen: doe aan singletasking. Zoals de naam het al zegt, werk je bij singletasking dus aan één taak tegelijk. Alle andere taken op je to do lijstje zijn op dat moment dan even niet van belang.
Singletasking vergt behoorlijk wat discipline maar gelukkig zijn er enkele trucjes en technieken die je hierbij helpen. Je kan bijvoorbeeld een spreekwoordelijk slot op je mailbox zetten en je mail enkel nog op een vast tijdstip checken in plaats van je mailbox de hele dag te laten openstaan en je werk om de haverklap te onderbreken om een inkomende e-mail te lezen.
Als je vaak moeite hebt om je focus en concentratie bij je werk te houden, is de pomodoro techniek ook zeker het proberen waard. Het enige wat je hiervoor nodig hebt, is een timer. Francesco Cirillo, de bedenker van deze techniek, gebruikte hiervoor een kookwekkertje in de vorm van een tomaat (pomodoro is het Italiaanse woord voor tomaat) maar je kan natuurlijk ook gewoon de timer op je smartphone gebruiken en de onderstaande stappen doorlopen.
Stap 1: kies een taak waaraan je wil werken.
Het maakt niet uit of het iets groots of kleins is of iets wat je steeds maar bleef uitstellen. Het enige wat telt is dat het een taak is die je volledige aandacht verdient.
Stap 2: zet de kookwekker of timer op 25 minuten en beloof jezelf dat je 25 minuten aan deze taak gaat werken zonder enige vorm van onderbreking.
Stap 3: werk de volgende 25 minuten aan je taak.
Dit betekent echter niet dat je taak ook effectief af moet zijn in deze 25 minuten. Het is gewoon de bedoeling dat je de timer start en doorwerkt tot de wekker afloopt. Als je je plots realiseert dat er nog iets anders is wat je moet doen, noteer je dit op een blad papier en ga je meteen weer verder met je taak.
Stap 4: wanneer de kookwekker of timer afgaat, stop je met je taak en neem je 5 minuten pauze
Je mag zelf kiezen wat je tijdens dit pauzemoment doet maar het moet wel iets zijn dat niets met je werk te maken heeft. Je kan bijvoorbeeld een korte ademhalingsoefening doen of even mediteren, een tas koffie of thee drinken, opstaan en even rondwandelen of iets anders doen waarvan je ontspant.
Vervolgens herhaal je stap 3 en 4 tot je vier pomodoro’s gedaan hebt waarna je 20 tot 30 minuten pauze mag nemen. Je brein zal deze tijd dan gebruiken om nieuwe informatie op te slaan en te rusten zodat je fris aan een volgende pomodoro ronde kan beginnen.
©ziel&zo2022
Heb jij nog tips die het makkelijker maken om aan singletasking te doen?
Comments